Faciliteitenregeling
Ondernemingsraad Veiligheidsregio Zuid-Limburg 2023 – 2026

1. Dagelijks Bestuur
1.1 Het Dagelijks Bestuur (DB) bestaat uit de voorzitter en de secretaris. Deze worden gekozen uit het midden van de OR.
1.2 De Ambtelijk Secretaris is eveneens lid van het Dagelijks Bestuur.
1.3 De plaatsvervangende voorzitter en secretaris worden tevens gekozen uit het midden van de OR, maar zijn geen lid van het DB.
1.4 De plaatsvervangende voorzitter en secretaris sluiten aan bij het agenda-overleg t.b.v. de overlegvergadering.

2. Ondersteuning
2.1 De OR heeft vaste ondersteuning in de vorm van een Ambtelijk Secretaris
2.2 De Ambtelijk Secretaris is geen lid van de OR.

3. Werkruimte
3.1 De OR krijgt de beschikking over eigen werkruimte. Deze werkruimte is ook geschikt voor kleine vergaderingen.
3.2 Deze werkruimte is voorzien van 2 volledig ingerichte werkplekken inclusief alle faciliteiten ten behoeve van de voorzitter, de secretaris en de Ambtelijk Secretaris (zoals beschikking tot een archiefruimte).

4. Beschikbare uren
4.1 De voorzitter heeft 0,5 fte (18 uur per week) ter beschikking voor OR werkzaamheden.
4.2 De secretaris heeft 0,5 fte (18 uur per week) ter beschikking voor OR werkzaamheden.
4.3 De ambtelijk secretaris heeft 0,28 fte (10 uur per week) ter beschikking voor OR werkzaamheden.
4.4 De overige leden van de OR hebben maximaal 8 uur per week ter beschikking, met een maximum van 40 weken per jaar. Alleen de daadwerkelijk gemaakte uren mogen gedeclareerd worden.
4.5 Indien noodzakelijk kunnen in overleg met de WOR-bestuurder extra uren toegewezen worden. Hier moet de WOR-bestuurder goedkeuring voor geven. Gewenste extra faciliteiten qua uren zullen in overleg met en na goedkeuring van de WOR-bestuurder toegekend worden.

5. Vergoedingen vrijwilligers
5.1 De gemaakte uren worden betaald aan het vastgestelde OR-uurtarief van €35,- bruto. Dit uurtarief wordt niet geïndexeerd.
5.2 Voor OR-uren die op doordeweekse dagen (maandag t/m vrijdag) aanvangen tussen 8.00 en 16.00 uur geldt een vergoeding van minimaal 4 uur. Buiten dit dagvenster geldt dat de daadwerkelijke uren gedeclareerd mogen worden.
5.3 Reistijd wordt niet vergoed.

6. Vergoedingen beroeps
6.1 Voor beroepsmedewerkers die vallen onder de standaardregeling van de
werktijdenregeling geldt dat vergaderuren buiten het dagvenster (7.00 – 22.00 uur) worden vergoed op basis van het bepaalde in artikel 3.12 CAR-UWO. Binnen het dagvenster worden OR-werkzaamheden aangemerkt als reguliere werktijd. De medewerker heeft binnen de reguliere werktijd derhalve geen recht op extra compensatie in tijd, noch in geld.
6.2 Voor beroepsmedewerkers die niet vallen onder de standaardregeling van de werktijdenregeling geldt dat vergaderuren buiten hun reguliere werktijd worden vergoed op basis van het bepaalde in artikel 3.18 CAR-UWO. Binnen reguliere werktijd/dienstrooster worden OR-werkzaamheden aangemerkt als reguliere werktijd. De medewerker heeft dan derhalve geen recht op extra compensatie in tijd, noch in geld.

7. Reiskosten
7.1 Zowel beroepsmedewerkers als vrijwilligers kunnen reiskosten bij het gebruik van eigen vervoer declareren conform de “Uitvoeringsregeling dienstreizen, verblijfkosten en woon-werkverkeer” via het hiervoor bestemde geautomatiseerde systeem.

8. Wijze van declareren
8.1 Alle OR-leden declareren aan het einde van de maand, of aan het begin van de volgende maand, in Motion of AG5.
8.2 De voorzitter controleert of de declaratie correct is ingevuld.
8.3 De voorzitter draagt zorg voor de verdere afhandeling bij de salarisadministratie.
8.4 OR-scholing valt buiten het maximum van 8 uren per week. Vooraf aan elke cursus zal bepaald worden hoeveel uren hiervoor gedeclareerd kunnen worden. Ook hiervoor geldt de regel voor beroeps dat alleen de uren buiten werktijd gedeclareerd kunnen worden.
8.5 Het Dagelijks Bestuur (DB) heeft met de WOR-bestuurder de afspraak gemaakt dat de volgende werkzaamheden declarabel zijn:
OR- vergaderingen + DB overleggen;
Commissievergaderingen;
Voorbereiding stukken & vergaderingen;
OR scholing;
Werkzaamheden die in opdracht van de voorzitter worden uitgevoerd.

9. Vergaderfaciliteiten
9.1 Voor de OR vergaderingen kan en mag gebruik gemaakt worden van de vergaderlocaties van Veiligheidsregio Zuid-Limburg.
9.2 De vergaderingen vinden bij voorkeur plaats op de locatie kazerne Sittard-West, dit mede vanwege de aanwezigheid van de directie (WOR-bestuurder).

10. Scholing
10.1 Conform de Wet op de Ondernemingsraad heeft de OR recht op jaarlijkse scholing.
10.2 De scholing wordt georganiseerd door het DB, waarbij de Ambtelijk Secretaris het voortouw neemt.

11. Communicatie
11.1 De OR heeft de beschikking over een eigen website.
11.2 De secretaris is verantwoordelijk voor het bijhouden van de website zoals het plaatsen van de verslagen op deze website.
11.3 Het technisch beheer en de hosting is onder gebracht bij een externe partij. De kosten hiervan zijn onderdeel van het budget.
11.4 Er kan en mag gebruik gemaakt worden van nieuwsbrieven, deze worden opgesteld door de OR en gedrukt en verstuurd door een externe leverancier.

12. Budget
12.1 Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks een budget op en legt dit voor aan de WOR-bestuurder ter vaststelling.

13. iPad
13.1 De organisatie stelt voor ieder OR-lid een iPad ter beschikking voor het uitoefenen van haar werkzaamheden, oftewel uitsluitend voor zakelijk gebruik.
13.2 Na beëindiging van de periode als OR-lid dient de medewerker de iPad bij het Dagelijks Bestuur in te leveren.

14. Vaststelling faciliteitenregeling
14.1 De meest actuele faciliteitenregeling wordt alvorens een nieuwe zittingstermijn besproken met de WOR-bestuurder.
14.2 De WOR-bestuurder moet vóór iedere nieuwe zittingstermijn akkoord geven op de (herziene) faciliteitenregeling.
14.3 Daar waar wenselijk kan, met akkoord van de WOR-bestuurder, de faciliteitenregeling aangepast worden.